Gestion des frais de déplacement pour les dirigeants

Rappel des règles :

  • Les frais de voyage, de déplacements, ou de restauration sont déductibles s’ils sont justifiés (factures, notes de frais explicatives,…) et exposés dans l’intérêt de l’exploitation.
  • La TVA est récupérable sur les frais de restaurant, sur les frais d’hébergement de tiers extérieurs à l’entreprise uniquement. La TVA ne peut être récupérée sur les frais d’hôtel des salariés et du dirigeant de l’entreprise ainsi que sur les frais de transports engagés à l’occasion de déplacements. Concernant les frais de carburants, la TVA sur l’essence n’est pas déductible, pour le gazole et le superéthanol (E85) la TVA est récupérable à hauteur de 80% pour les véhicules de tourisme (VP) et de 100% pour les véhicules utilitaires (VU). La TVA sur le GPL et le GNV est intégralement déductible quel que soit le type de véhicule utilisé.

Pour les dirigeants :

  • Si en tant que dirigeant, vous utilisez votre véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, vous pouvez obtenir, de votre société, un remboursement des frais engagés ainsi que des frais de restauration.
  • Ces remboursements ne seront normalement pas imposables s’ils sont utilisés conformément à leur objet, si les dépenses correspondantes ne sont pas elles-mêmes déduites du revenu imposable, et à condition qu’ils correspondent aux frais réellement engagés.

Pratique :

Pour procéder au remboursement des frais kilométriques, il est courant d’utiliser le barème fiscal. Malgré son caractère forfaitaire, ce mode de calcul est assimilé à un remboursement de frais réels, et donc non imposable.

Ces frais sont-ils déductibles de vos revenus ?

Votre impôt sur le revenu tient compte de vos frais professionnels au travers de la déduction de 10%. Si vous renoncez à cette déduction et si vous utilisez également votre véhicule personnel pour vous rendre sur votre lieu de travail, les frais engagés à ce titre sont déductibles dans la limite de 40km par jour. Les frais de déplacement pendant les horaires de travail sont aussi déductibles s’ils ne vous sont pas déjà remboursés par la société. Enfin, les frais de nourriture constituent des dépenses d’ordre personnel non déductibles. Toutefois, les frais supplémentaires de repas pris sur le lieu de travail sont déductibles dans certaines limites et dans l’hypothèse où il n’est pas possible de rejoindre le domicile pour se restaurer.

Article inspiré de Alertes & Conseils Impôts – Editions Francis Lefebvre – n°16 – 21 avril 2016