Encore de nombreuses questions sur les Fichiers des Ecritures Comptables (FEC) !

Les nouvelles modalités de présentation de la comptabilité en cas de contrôle fiscal, par la remise des fichiers des écritures comptables (FEC), suscitent de nombreuses questions.

Une nouvelle obligation…

Un cadre légal. Depuis le 01.01.2014, les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d’un contrôle de l’administration fiscale (CPF art. L 47-A-I) . L’arrêté du 29.07.2013 a défini un format standard des fichiers à présenter.

Un fisc de moins en moins souple. Alors qu’il accordait facilement des délais lors de la mise en place de cette nouvelle obligation, le fisc demande dorénavant à ses vérificateurs de faire preuve de plus de fermeté et d’appliquer plus rapidement les sanctions prévues.

Quelles sanctions ? Le Code général des impôts prévoit une amende égale à 5 000 € ou à 10 % des droits mis à la charge de contribuable si ce montant est supérieur, en cas de défaut de présentation de la comptabilité selon les nouvelles modalités (CGI art. 1729D) . De plus, l’entreprise encourt l’évaluation d’office de ses bases d’imposition (LPF art. L 74) .

… et de nombreuses questions !

Une remise dès la première réunion ? En effet, comme l’indique l’avis de vérification de comptabilité, les FEC doivent être remis le jour de la première intervention du vérificateur.

En pratique. S’il est préférable de disposer des fichiers dès cette première entrevue, en cas de difficultés, vous pourrez néanmoins solliciter un délai. Sachez cependant que celui-ci sera fonction des problèmes rencontrés et sera limité.

Conseil. Pour être prêt en cas de contrôle, n’hésitez pas à utiliser le logiciel mis en ligne sur le site http://www.economie.gouv.fr . Cet outil, dénommé « Test Compta Demat », est simple, sécurisé, et confidentiel. Il permet de vérifier la structure du fichier de l’entreprise et précise notamment les anomalies relevées. Il permet ainsi de tester votre capacité à produire des fichiers a minima conformes sur le plan technique.

Sur quel support remettre les FEC ? Les fichiers peuvent être remis sur une clé USB ou un CD-ROM. Il est également possible, surtout lorsque les fichiers sont volumineux, d’utiliser la plate-forme sécurisée ESCALE. Dans ce cas, le vérificateur doit prendre les coordonnées de messagerie de son interlocuteur pour lui adresser un ticket d’envoi.

Conseil. Le vérificateur doit vous remettre un accusé de réception le jour de la remise des fichiers, ou, si la remise est réalisée par la plate-forme, lors de l’intervention qui suit l’envoi.

Un accusé de réception signé par qui ? Dès lors que la remise des fichiers s’effectue au siège de l’entreprise, l’accusé de réception peut être signé par le directeur administratif et financier ou le responsable comptable. Il n’est pas nécessaire de prévoir un mandat de représentation à cet effet.

À noter. Ce document ne fait qu’accuser réception des fichiers. Il ne préjuge pas de leur conformité aux normes exigées. Notez qu’aucun texte ne prévoit la remise d’un document pour acter la conformité des fichiers remis.

Un contrôle TVA sur l’exercice en cours ? Dès lors que l’exercice visé n’est pas clos, le fichier ne comportera évidemment pas certaines informations telles que les écritures de clôture d’exercice et les écritures d’inventaire. Cependant, les écritures du fichier remis doivent être intangibles, c’est-à-dire validées, dès lors qu’elles justifient des déclarations qui ont été déposées.

Source : astuceetconseils-chefentreprise.fr, mai 2016